体系覆盖人数小于社保人数认证机构被处罚引发的思考——有效人数的计算

近日，成都市市场监督管理局发布行政处罚决定书文号:成市监处﹝2024﹞51010024000013号，对零碳认证服务(成都)集团有限公司处罚5万元。

罚款简述：

证书覆盖人数65人，实缴社保人数116人，未按照《质量管理体系认证规则》和《确定管理体系审核时间（QMS）、（EMS）、（OHSMS）》中有效人数和附录A、B、C规定的时间进行审核，属于减少、遗漏认证基本规范、认证规则规定的程序。

在实际审核过程中，审核组到现场后，根据生产规模、生产工序以及生产量等综合考虑可能会出现上报人数少于实际人数的情况，个人认为以缴纳社保人数作为企业实际人数或者实际体系覆盖人数实属于最低要求。

尤其有淡旺季的行业，如果在审核在淡季，市场稽查在旺季，就有可能会出现现场实际监察时，上报人数少于实际现场人数的情况，增加审核认证的风险，这也更加要求审核员在审核过程中积累、运用各种知识和经验教训，识别风险、规避风险。

下面是CNAS-CC105确定管理体系审核时间(QMS、EMS、OHSMS)中关于有效人数及有效人数计算的分享：

CNAS-CC105确定管理体系审核时间(QMS、EMS、OHSMS)对于有效人数的定义：

有效人数包括认证范围内涉及的所有人员(固定人员、临时人员和兼职人员，含每个班次的人员)。覆盖于认证范围内的非固定人员(如:承包商人员)也应包括在有效人数内。

对 OHSMS,也应包括可能影响到组织的 OHSMS 绩效，在组织控制下或受组织影响下，来自承包商或次级承包商的工作人员或开展工作相关活动的人员。

CNAS-CC105确定管理体系审核时间(QMS、EMS、OHSMS)2.3.1条款关于有效人数的计算：

2.3.1有效人数的计算

2.3.1 上述定义的有效人数是用以计算管理体系审核时间的基础。确定有效人数时，包括考虑兼职人员和部分处于范围中的雇员，倒班工作，行政工作和全部类别的办公室职员，相似或重复过程（见 2.3.4）以及在一些国家雇佣大量非熟练人员的情况。

如果是季节性运营的情况（例如，收获活动、度假村或度假旅馆等），计算有效人数应以典型生产季节高峰的人员为计算基础。不应在未考虑雇用大量非熟练人员而带来相关 OHS 风险的情况下减少审核时间（见 2.3.6）。

2.3.2 客户组织、认可机构在评审中以及认可机构有要求时，应可获得确定有效人数的正当理由。

2.3.3 兼职人员和部分处于范围中的雇员

根据实际工作的小时数，兼职人员的数量和部分处于范围中的雇员数可以减少或增加并换算成等效的全职人员数量（如：30 名每天工作 4 小时的兼职人员，相当于15 名全职人员）。

2.3.4 范围内相似或重复过程

对 QMS 和 EMS：当人员中有较高比例从事某项被认定为重复活动/工作时（如：保洁、安保、运送、销售、呼叫中心等），允许在清晰合理并对每个企业应用一致的基础上，减少认证范围内的人员数量。含有人员减少的计算方法，包括任何有关活动/工作风险的考虑应形成文件。

对 OHSMS：

a) 当人员中有较高比例从事被认为相似或相同的活动/工作时（如清洁、保安、销售、呼叫中心等），因为人员暴露于相似的 OHS 风险中，可允许在清晰合理并对每个企业应用一致的基础上，减少认证范围内人员数量。应记录该减少所采用的方法，包括对活动/工作风险的任何考虑。

b) 大量的工作人员从事可降低注意力并增加 OHS 风险程度的重复性工作时（如安装、组装、包装、分类等），应记录可能减少审核时间而采用的方法，包括对工作人员的活动/工作的 OHS 风险的评估。

2.3.5 倒班雇员

认证机构应确定审核的持续时间和时机，以对有关客户全部活动范围的管理体系实施最为有效的评价，包括需要对正常工作时间之外的、以及各种倒班模式的审核。

应与客户就此达成一致。

认证机构宜确保任何审核时间的变化都不影响审核的有效性。（见 3.7）

2.3.6 临时性非熟练人员

通常这种情况仅适用于一些技术水平较低的组织，可以雇佣大量临时的非熟练人员来代替自动化过程。

对 QMS 和 EMS，在这种情况下可以减少有效人数。对过程的考虑比对雇员数量的考虑更重要，这种减少不是经常发生的，对这样操作的正当理由应予以记录并且在认可机构需要时提供。

对 OHSMS，原则上认为这种减少不适用，因为雇用临时的非熟练工是 OHS 风险的一个源头。特殊情况下，若为此而减少有效人数，认证机构应记录理由并且在认可机构需要时予以提供。